Les 5 étapes à suivre pour organiser un séminaire d’entreprise

Invités lors d'un séminaire en train de prendre des notes

Toujours dans un esprit très team building, de plus en plus d’entreprises organisent chaque année des séminaires d’entreprise : il peut s’agir de présenter les chiffres annuels, de revenir sur les grosses réussites des mois passés, de récompenser les meilleurs employés, de dévoiler un nouveau produit ou encore, tout simplement, de permettre à tous les membres de l’entreprise de se rencontrer et d’échanger dans un cadre plus convivial.

Que l’on veuille motiver les troupes ou renforcer la cohésion de tous, on a donc tout bon à organiser un séminaire ! Nous vous dévoilons les 5 étapes à suivre pour organiser un séminaire d’entreprise réussi :

1- Déterminer l’objectif principal et le budget du séminaire

Vous devez pouvoir résumer l’objectif premier de cet événement en une phrase, il pourra d’ailleurs s’agir de son « titre » : est-ce les 10 ans de l’entreprise ? Un rendez-vous annuel pour saluer le travail de chacun ? Un séminaire dont l’objectif est de dévoiler un nouveau partenaire économique ?

De là, vous pourrez préciser votre projet, et, une fois le budget défini, vous pourrez déterminer vers quel type d’événement vous souhaitez vous orienter. Vous pouvez par exemple privilégier l’aspect convivial, ou au contraire miser sur une prestation de haut standing.

2- Choisir le lieu et la date de l’événement

Que l’on veuille planifier la location d’un amphithéâtre vers Saint-Étienne ou en région parisienne, le problème reste le même : il est impératif de s’y prendre tôt ! Avant de vous lancer dans un plan des événements de votre journée de séminaire, vous devez donc impérativement fixer une date. Contrairement à ce que l’on pourrait croire, ce n’est pas forcément l’étape la plus facile !

Vous devrez prendre en compte les impératifs de la société, mais aussi ceux des invités : en août par exemple, il est fort probable que de nombreuses personnes partent en congés. Pour choisir le lieu, vous devrez songer à l’ambiance générale de votre séminaire : direction la campagne pour un événement axé « détente », et cap sur un bâtiment design en ville pour une présentation plus sérieuse. Mais avant toute chose, il vous faudra déterminer comment vous vous rendrez sur place ! Le mieux est de choisir un lieu situé, grand maximum, à 2 ou 3h de bus de votre point de départ.

Convives lors d'un séminaire d'entreprise

3- Élaborer un planning détaillé du séminaire

C’est seulement à cette étape que vous pourrez laisser parler l’amoureux des listes qui sommeille en vous. Un séminaire, ça ne s’improvise en effet pas à la légère ! Vous devrez faire un planning des tâches à réaliser, en y indiquant leur date limite. Acheter des objets publicitaires ne servira par exemple à rien si vous les recevez une fois l’événement passé…

Commander du matériel et louer des lieux de réception ne sont pas les seules choses qu’il vous faudra planifier. Pour un séminaire d’entreprise, il y a de grandes chances que vous deviez faire appel à du personnel. Il est toujours bon de prendre le temps de se renseigner et de comparer les offres avant d’en choisir une, voilà pourquoi tout est à prévoir longtemps à l’avance.

4- Contacter tous les prestataires et participants

Pour que tout soit parfait le jour J, tous les participants doivent être conviés suffisamment à l’avance, et plusieurs messages de relance sont à envoyer : par exemple, un mois avant l’événement, puis 10 jours avant et enfin, la veille. Pour les plus étourdis, mieux vaut aussi bien insister sur l’heure et l‘emplacement de votre salle de séminaire à Saint-Étienne, si les participants doivent s’y rendre par leurs propres moyens !

Même chose du côté des prestataires, n’hésitez pas à les appeler quelques jours avant, afin de bien confirmer leur venue. En cas de désistement, ne cédez pas à la panique : lors de l’étape 3, vous avez comparé les offres présentes sur le marché. Tournez-vous tout simplement vers celle que vous aviez classée en 2ème position.

Verre pour trinquer séminaire

5- Faire un retour sur l’événement

Une fois le séminaire passé, votre travail n’est pas fini pour autant ! Pour insister sur cette journée vraiment particulière, envoyez quelques temps après un compte-rendu aux participants. Sous forme de bilan par exemple, en rappelant le nombre de personnes, les différentes activités suivies… Ou en insistant sur une anecdote commune à tous, qui saura raviver les souvenirs de cette journée !

Quelques photographies sont toujours de bon ton pour illustrer ce genre de propos, voilà pourquoi vous devrez également inclure une séance « photo de groupe » lors du séminaire. Une bonne communication post-séminaire est tout aussi importante que celle élaborée en amont. Vous en décuplerez ainsi les effets !

Sources images : Unsplash et GettyImages