Dématérialisation des factures : qui est concerné ?

La transition numérique et digitale ne s’applique pas uniquement aux administrations et services publics. Elle s’applique également aux entreprises privées. Le processus s’est même accéléré ces dernières années et l’objectif zéro papier fait désormais l’unanimité dans tous les secteurs d’activité. En effet, la transition numérique est à la fois présentée comme un enjeu environnemental, mais aussi organisationnel. Ainsi, la facturation en entreprise se veut 100% digitale. On fait le point en détail sur la dématérialisation des factures.

La dématérialisation des factures, qu’est ce que c’est ?

Qui dit dématérialisation des documents d’une entreprise dit aussi passage aux factures électroniques. Dans le cadre des factures, la dématérialisation consiste simplement à passer d’un format papier à un format électronique. La facture est alors tout simplement envoyée par courriel sous format électronique.

Ce passage du papier à l’électronique doit par ailleurs répondre à la réglementation fiscale et aux exigences légales. Sinon, ce sera le format papier qui continuera à être considéré comme original fiscal. Si cela est correctement mis en place selon la réglementation, la facture électronique possède tous les attributs d’une facture papier, à l’exception qu’elle n’existe que sous forme électronique et non papier.

signature électronique

Qui est concerné par la dématérialisation des documents ?

La dématérialisation des documents et des factures concerne, chaque année, toujours plus d’entreprises et d’administrations. En effet, la législation en vigueur pousse les entreprises à se passer du papier et à avoir davantage recours à des e-documents identifiables avec une signature électronique.

La législation en vigueur encourage aujourd’hui toutes les entreprises à dématérialiser leurs factures. Depuis 2017, les personnes publiques, les institutions publiques ainsi que les grandes entreprises doivent appliquer la dématérialisation des factures. Les entreprises intermédiaires et les petites et moyennes entreprises sont concernées depuis 2019 et 2020. À partir de 2024, la facture électronique sera obligatoire pour toutes les transactions entre assujettis à la TVA.

Les avantages de la dématérialisation des factures

La législation encourage la dématérialisation des factures pour plusieurs raisons. Tout d’abord, cela permet à l’Etat d’éviter et de lutter contre la fraude à la TVA.

Cette facture électronique permet tout d’abord aux entreprises de réduire ses coûts de gestion. En effet, les envoi sont gratuits, plus besoin d’acheter du papier ou de libérer un espace physique pour les archives. Cela permet également de sécuriser leurs relations commerciales et de limiter les litiges liés aux délais de paiement. Envoyées par voie électronique les factures sont réceptionnées immédiatement et les tâches administratives sont simplifiées. Ainsi, les délais de paiement par le client sont en général réduits.
Par ailleurs, il s’agit d’une pratique qui permet d’éviter la consommation de papier à outrance et d’agir pour le bien de l’environnement.

Ainsi, la dématérialisation des factures consiste à remplacer la facture papier par une facture électronique. Si la transition vers l’utilisation de la facture électronique a commencé dès 2017, l’intégralité des transactions sera assujettie à la facture électronique dès 2024.